Тендер поставок - база для наиболее рационального обеспечения предприятия материально-техническими ресурсами

Агеев Е. Тендер поставок - база для наиболее рационального обеспечения предприятия материально-техническими ресурсами // Маркетинг и реклама. 2001. №11. C.34-35

От редакции. С удовольствием получили очередное послание от нашего давнего автора ? Евгения Яковлевича Агеева. Как всегда, он делится наблюдениями из своего богатого опыта работы в маркетинговых подразделениях Никопольского завода ферросплавов.



В настоящее время много внимания уделяется рынку сбыта готовой продукции. При этом мы почему-то забываем о том, что существует еще рынок товаров промышленного назначения, где предприятия закупают товары и услуги, которые потом используются ими при производстве других товаров или услуг. Осуществляют закупки на этом рынке отделы снабжения (ОМТС) предприятий, т. е. в этом случае происходит поставка необходимых для производственно-хозяйственной деятельности предприятия сырья, материалов, оборудования и услуг.

Одновременно с рынком товаров промышленного назначения неотъемлемо существует вторая разновидность рынка предприятий ? ?рынок промежуточных продавцов? (иными словами, посредников). Вот на этом рынке и производится сегодня львиная доля закупок материальных ресурсов, необходимых для жизнеобеспечения предприятий. Причина -возможность ?поторговаться? с выгодой для потребителя, в то время как при прямых поставках от производителя, такая возможность, как правило, отсутствует.

При проведении закупок, основной задачей является получение товара по наименьшей цене, но с необходимым для потребителя качеством, т. е. происходит процесс принятия решения о покупке того или иного товара.

При проведении маркетинговых исследований рынка поставщиков необходимо также учитывать, как и при исследованиях рынков сбыта, элементы (как внутренней, так и внешней среды) товародвижения, выбор наиболее эффективного способа товародвижения, минимум транспортных издержек.

При исследовании рынка поставщиков выделяются поставщики по группам однородных материальных ресурсов, предполагаемых к поставке, на основе использования системы сбора данных:

? определяется порядок их отбора из вторичных (имеющиеся данные по поставщикам, с которыми предприятие имеет длительные деловые связи ) и первичных источников (средства массовой информации, спец-рекламные издания и др.):

? составляется программа проведения рыночного исследования;

? анализируются собранные данные;

? представляется решение исполнителя в виде таблиц, обеспечивающих наиболее эффективное применение исследования.

Выявление выгодных для предприятия поставщиков возможно только на конкурсной (тендерной) основе.

Как показала практика (на ОАО ?Никопольский завод ферросплавов? такая система применяется уже второй год), обязательным элементом работы при проведении тендера поставок является использование такого приема маркетинга, как ?мониторинг потенциальных поставщиков на базе создания банка данных?.

По специально разработанной программе в компьютерную базу заносятся поставщики и номенклатура материальных ресурсов и услуг, и при этом учтена возможность, на такой основе, формировать тендерные таблицы при проведении новых закупок.

Желательно при создании такой компьютерной базы придерживаться этапной последовательности в ее наполнении:

1. Номенклатура и поставщики отдела материально-технического снабжения (как наиболее емкие);

2. Номенклатура и поставщики служб главных механика и энергетика (запчасти, оборудование и услуги);

3. Номенклатура и поставщики по другим подразделениям предприятия.

Эффективность работы в подборе поставщиков на тендерной основе заключается в максимальном обеспечении исполнителей, которые проводят тендер, информационными источниками, средствами связи, оргтехники, и они должны располагать достаточным временем, чтобы в кратчайшие сроки определить реального поставщика материальных ресурсов и услуг.

На Никопольском заводе ферросплавов этот процесс децентрализован, и этой работой занимаются непосредственно работники каждого структурного подразделения, на которое возложено обеспечение завода определенным видом материально-технических ресурсов и услуг (отделы снабжения и сырья, отделы главных специалистов и др.)

Соответственно этому и определена схема прохождения материалов по тендеру поставок от исполнителя и до ?принятия решения о покупке?:

1. Исполнитель проводит исследования рынка поставок той номенклатуры, обеспечение которой определено его должностными обязанностями. Составляет таблицу, содержащую наименования поставщиков с минимальными ценами (как минимум трех, хотя исследовалось значительно большее их количество), наименование и количество поставляемой продукции, итоговые суммы и пр. К таблице прилагается еще пакет документов (пояснительная записка о необходимости поставки , заявки подразделений на требуемую продукцию, техническое обоснование (при заказе оборудования), коммерческие предложения предприятий, указанных в таблице, копия договора предполагаемого победителя тендера и другие документы, перечень которых определен заводским ?Положением? о порядке формирования и подаче пакета тендерных документов для ?принятия решения о покупке?).

2. Затем пакеты этих документов (сделки) от всех служб завода (более 100 чел. исполнителей) поступают в заводскую группу координации по тендеру поставок (при ОМТС ? 2 чел.), где все эти пакеты проверяются на комплектность прилагаемых к таблице документов, и по возможности проводятся контрольные исследования рынка поставщиков, выборочно, по отдельным предоставленным сделкам. Затем все данные по поставщикам продукции и ценам заносятся в компьютерную базу банка данных ?Тендер?.

3. Из группы координации ?тендерные пакеты? передаются в группу независимой технико-экономической экспертизы, где данные пакеты перепроверяются на предмет правильности подбора поставщика путем тщательного проведения полных маркетинговых исследований по всему объему ринка того или иного вида продукции. Только после этого предложение для ?принятия решения о покупке? подается руководству или же дается рекомендация на доработку ?тендера?:

? предлагается поставщик с более низкими ценами, чем у предполагаемого победителя тендера, предложенного исполнителем. Или, как вариант, предлагается снизить цены.

Такая схема контроля позволила заводу сэкономить в 2000 году более 3 млн грн. и в этом году ? уже более 1,5 млн грн. Экономия определяется разницей в ценах, предложенных в тендерной таблице исполнителем, и ценах поставщиков, которых предложили независимые эксперты после окончательной проработки рынка поставок. Причины этой ?экономии? кроются в недостаточно тщательной проработке исполнителем рынка поставок ? из-за отсутствия полной информации по поставкам определенного вида продукции; недостатка времени на более тщательную работу по подбору самого выгодного для завода поставщика (эти обязанности являются дополнительными к основным, от выполнения которых его никто не освобождал). Как показала практика, для рационального обеспечения предприятия материальными ресурсами и услугами необходимо, чтобы работа по проведению тендера поставок уже изначально была централизована и выполнялась отдельным подразделением службы маркетинга. Общая схема такой работы будет выглядеть следующим образом:

? подразделения завода предоставляют службе маркетинга заявки на приобретение необходимых материальных ресурсов и услуг, с указанием срока выдачи разрешения для принятия решения о покупке;

? служба маркетинга проводит исследования ринка поставщиков и формирует соответствующий пакет документов по тендеру (при необходимости, на последнем этапе исследований, привлекает для этой работы независимых экспертов, либо устанавливает двухуровневый контроль в процессе проведения исследований рынка):

? окончательный вариант тендерного пакета передается руководителю предприятия (или уполномоченному им лицу) для принятия решения.

Рекомендуемая схема работы по проведению тендера поставок носит общий характер и поэтому при организации такой службы подлежит конкретизации в каждом отдельном случае.